Pertanyaan yang Sering Diajukan oleh Karyawan/User Baru

Aplikasi dari SmartPresence yang terinstal pada gawai yang digunakan oleh karyawan/User baru adalah DataCapture dan Employee. Penggunaan 2 aplikasi ini digunakan untuk merekam kehadiran dan melihat hasil rekam kehadiran serta rekapitulasi data kehadiran. Hal yang paling sering ditanyakan oleh karyawan adalah sebagai berikut :

Pertanyaan : Apakah aplikasi yang terinstal di ponsel pintar saya menghabiskan daya baterai saya?

Jawaban : Aplikasi DataCapture, untuk merekam data kehadiran, apabila digunakan secara mandiri hanya untuk seorang maka kemungkinan aplikasi ini hanya dijalankan sesaat. Ketika aplikasi dijalankan hal pertama yang dilakukan adalah cek sinkronisasi aturan absen dari server apabila ada yang terbaru. Sinkronisasi lokasi posisi GPS apabila menggunakan tipe akurasi tinggi cukup mengambil daya. Ketika porses rekam dilakukan daya terambil untuk kamera dan prosedur pengenalan pola wajah, kemudian sinkronisasi pengiriman data absensi ke server, kemudia aplikasi dapat dimatikan dan tidak akan menguras daya baterai apapun.

Hal ini berlaku untuk Android & IOS, baik pada tablet atau ponsel. Namun hal ini juga bergantung beberapa faktor seperti?

• Seberapa sering anda harus melakukan presensi, sesuai kebijakan perusahaan anda.
• Sekaligus juga seberapa sering anda berganti lokasi, karena GPS dengan akurasi tinggi akan terus melakukan request posisi terbaru.
• Termasuk juga ketika anda menekan push sinkronisasi dan akses data ke server pada aplikasi employee.
• Termasuk diantaranya ketika anda mengajukan permintaan tidak hadir.

Pertanyaan : Seberapa banyak paket data internet yang dikuras oleh aplikasi mobile DataCapture atau Employee?

Jawaban : Penggunaan paket data internet yang dipakai oleh aplikasi DataCapture & Employee sangat bergantung dari :

• Perangkat dengan OS Android, akan melakukan sinkronisasi yang diperlukan ketika baik di server maupun di perangkat terjadi perubahan.
• Perangkat dengan OS IOS, akan melakukan sinkronisasi berkala dengan atau tanpa adanya perubahan data.
• Apabila kebijakan menetapkan dilakukan tracking posisi maka setiap menit yang ditentukan akan mengirimkan data lokasi ke server.
• Sebanyak apa anda melakukan proses rekam kehadiran dan atau melakukan proses menampilkan data kehadiran anda sendiri melalui portal Employee.
• Karena banyaknya variasi yang mungkin anda dapat melakukan cek melalui pengaturan ponsel anda untu masing-masing aplikasi :
  • OS Android : Pengaturan | Aplikasi Terinstal | Pilih DataCapture atau Employee | Penggunaan Data.
  • OS IOS : Pengaturan | Seluler | Pilih DataCapture atau Employee.

Pertanyaan : Apakah aplikasi tetap melakukan pelacakan posisi dan mengirimkan data ke server bila saya telah melakukan rekam absensi keluar?

Jawaban : Fitur terbaru dari SmartPresence memungkinkan manajemen untuk mengaktifkan lacak lokasi berkala selama rentang waktu masuk – keluar. Jadi bila rekam absensi keluar anda telah ter-sinkronisasi ke server maka aplikasi Employee akan menerima perintah untuk menghentikan proses pengambilan dan pengiriman posisi anda.

Pertanyaan : Apa yang terjadi apabila saya lupa melakukan rekam absensi masuk atau keluar?

Jawaban : Jika perusahaan anda mengijinkan anda melakukan penyesuain manual input log presensi maka anda dapat melakukannya secara manual melalui aplikasi dashboard ata web dashboard. Namun bila tidak anda dapat meminta hal tersebut kepada orang yang diberikan otoritas untuk melakukan itu.

Pertanyaan :  Saya sudah melakukan presensi tapi di aplikasi employee saya, belum menyatakan rekam presensi terjadi, dan pada aplikasi DataCapture tempat saya melakukan rekam absensi di bagian foto saya terdapat tanda lingkaran sedang berputar, apa yang harus saya lakukan? Apakah absensi saya gagal?

Jawaban : Rekam absensi di perangkat baik yang anda bawa secara pribadi atau yang ditempatkan secara KiosK (ditempel di dinding/ digunakan bersama), apabila koneksi internet anda melambat atau terjadi gangguan maka proses sinkronisasi akan terhambat maka server belum dapat mengirimkan informasi rekam absensi anda ke aplikasi employee, rekam absensi sebenarnya berhasil dan bila akses internet lancar kembali dan sinkronisasi normal maka data akan tampil pada aplikasi employee.

Pertanyaan : Saya telah melakukan rekam absensi secara normal beberapa hari ini, namun rekapitulasi lama kerja saya di aplikasi employee tidak terhitung berisikan nilai 0 tapi di riwayat kehadiran data masuk dan keluar saya ada, apa yang perlu saya lakukan?

Jawaban  : Rekapitulasi kehadiran perhari atau keseluruhan pada bulan aktif yang menampilkan data lama kerja, lama terlambat dan lama lembur, adalah data yang dihitung berdasarkan jadwal jam kerja dengan data log rekam absensi. Beberapa hal yang menyebabkan tidak terhitungnya data tersebut adalah :

• Rekam presensi anda dalam satu hari tidak lengkap, misalnya tidak melakukan rekam absensi keluar, atau masuk.
• Apabila jam kerja anda janis jam kerja penuh/purna waktu, mungkin anda belum masuk ke salah satu jadwal kerja.
• Apabila jam kerja anda jenis jam kerja paruh waktu/shift, mungkin saja anda belum masuk ke salah satu jam kerja, atau telah masuk ke salah satu jam kerja, namun jadwal shift anda belum diisi, sehingga sistem tidak dapat menghitung data tersebut.

Pertanyaan : Apa bisa mengedit data diri dari aplikasi Employee?

Jawaban : Aplikasi Employee di gunakan untuk mendapatkan update data waktu dan kehadiran mereka yang diakui oleh perusahaan jadi anda tidak dapat melakukan perubahan data diri anda yang ada di system kami. Bila anda menemukan data diri yang salah, diharapkan menghubungi admin yang memiliki otoritas tersebut di perusahaan anda.

Pertanyaan : Apakah absennya bisa menggunakan PC / Laptop? atau hanya pada mobile android saja?

Jawaban : Aplikasi  dari SmartPresence yang di gunakan untuk merekam data adalah DataCapture, yang mana anda dapat menggunakan aplikasi ini pada perangkat Android & IOS.

Pertanyaan : Bagaimana caranya mendapatkan Kode Pengguna dan Password untuk login Employe?

Jawaban : Untuk mendapatkan Kode Pengguna dan Password aplikasi Employee anda di harapkan menghubungi admin yang memiliki otoritas pada perusahaan anda untuk melakukan reset ulang kata sandi. Nanti anda akan menerima SMS yang berisikan Kode Pengguna & Kata Sandi. Untuk cara menggunakan aplikasi Employee lebih lanjut klik disini.

Pertanyaan: Jika DataCapture saya tidak sinkron, apakah data waktu kehadiran saya yang akan terkirim ke server menggunakan waktu saat absensi atau waktu data terkirim ke server?

Jawaban : Pada saat anda melakukan absensi DataCapture mencatat waktu kehadiran sehingga data tidak berubah walaupun pengiriman tertunda.